SmartDok + Tripletex = enklere hverdag for entreprenøren

Hos familiebedriften S. Ektvedt AS sikrer den sømløse koblingen mellom SmartDok og Tripletex at ingen timer eller bilag går tapt underveis. Ute på anlegget samles timeregistrering, maskintimer og HMS/KS i SmartDok, før dataene sendes direkte til Tripletex inne på kontoret. Denne sømløse overføringen til lønn, fakturering og prosjektregnskap gir grunnentreprenøren full kontroll og god prosjektøkonomi.

S. Ektvedt AS tar på seg alt fra å bytte ei flis til å skyte 30.000 kubikk. Da kreves det stålkontroll i alle ledd.

En komplett grunnentreprenør

S. Ektvedt AS har lange tradisjoner. Selskapet ble startet i 1997 av daglig leder Sigve Ektvedt, som har styrt skuta siden starten. I dag teller bedriften 15 ansatte og leverer en imponerende bredde av tjenester.

– S. Ektvedt er en grunnentreprenør som driver med grunnarbeid og fundamentering for bygg, veier og det som måtte være. Vi driver også med betong og fjellsprengning. Vi tar egentlig alt fra å bytte ei flis til å skyte 30.000 kubikk, forteller den daglige lederen.

Gjengen i S. Ektvedt opererer med en stor og variert maskinpark bestående av gravemaskiner i alle størrelser, hjullastere, lastebiler samt utstyr for boring og sprengning. At kunden kan forholde seg til én enkelt aktør helt fra spaden settes i jorda til snekkeren overtar, er bedriftens fremste styrke.

Å holde styr på inntekter, maskintimer og kostnader på tvers av mange samtidige prosjekter, kan fort bli en uoversiktlig floke dersom tallene må tastes inn flere ganger. Hos S. Ektvedt har integrasjonen mellom SmartDok og Tripletex bygget den perfekte brua mellom anleggsplassen og kontoret.

– Den største fordelen er at systemene snakker sammen. Timer blir ført ute i SmartDok og overføres videre til Tripletex. Da slipper vi å sitte og føre det samme flere ganger, utdyper Caroline Ektvedt i administrasjonen.

Daglig leder Sigve Ektvedt følger nøye med på tallene i regnskapssystemet for å holde trykk på marginene.

– Når jeg sjekker et prosjekt i Tripletex, så er det for å se på hovedsakelig økonomi og antall timer som har gått med på prosjektet, forteller han.

For kontoret betyr den automatiske dataflyten enorme tidsinnsparinger på hver eneste lønnskjøring og fakturarunde.

– Det sparer oss for mye tid. Jeg hadde ikke hatt lyst til å sitte og legge inn alle timene manuelt på nytt hver måned, smiler Caroline, og legger til:

– Det blir også mindre mulighet for feil når ting bare føres én gang. Også på bilagssiden sparer vi tid. Tripletex-appen bruker jeg enkelt til å scanne kvitteringer og få det rett inn i systemet.

Hvorfor Tripletex og SmartDok?

Samles i én app

For at et økonomisystem som Tripletex skal gi nøyaktige og oppdaterte svar, må registreringene ute i felt være lynraske å utføre. Det er her SmartDok kommer inn som det foretrukne verktøyet. Ute på anlegget trenger nemlig arbeiderne kun å forholde seg til én enkelt app for å registrere timer, vareforbruk, bilder, sjekklister og HMS/KS.

– Den største fordelen med SmartDok i vår hverdag, er at vi har fått samlet alt av registrering av timer, bilder, kvalitetssikring og HMS på ett sted. Og arbeiderne har én app å forholde seg til, forklarer den daglige lederen.

Brukervennligheten i både feltapp og regnskapssystem er helt avgjørende for at dataene flyter inn til kontoret uten forsinkelser og heft:

– Jeg synes begge systemene er enkle å bruke. Det viktigste for oss er egentlig at arbeiderne ute også synes det er enkelt. Hvis det blir for komplisert å føre ting ute på anlegg, så blir det heller ikke gjort, understreker Caroline Ektvedt.

Sikkerhet og dokumentasjon er helt avgjørende når man håndterer store maskiner og fjellsprengning. I stedet for papirpermer på brakka bruker S. Ektvedt HMS/KS-systemet i SmartDok aktivt. Sjekklister, RUH (Rapport om Uønsket Hendelse), bilder og dokumentasjon samles direkte på det enkelte prosjektet.

– HMS er selvfølgelig veldig viktig for oss. Vi jobber med store maskiner, sprengning og arbeid hvor det fort kan skje alvorlige ting hvis man ikke har kontroll. Jeg synes det er veldig greit at dette ligger samlet og ikke i forskjellige systemer. Det gjør det også mye enklere å finne igjen dokumentasjon senere, påpeker Caroline.

Utfordringer med vedlikehold av maskiner løses også smidig via SmartDok. Når det oppstår behov for service eller reparasjoner, legger arbeiderne det rett inn i appen.

– Feilmeldinger, den liker jeg! Motorolje eller ett eller annet, så kan de skrive det inn der, så blir det en sånn huskeliste for meg om hva som skal utføres til de forskjellige maskinene, avslutter hun.

Kontroll på risiko og maskiner

PRODUSERT AV NATIVE MEDIA

ANNONSE FOR SMARTDOK