– En løsning som er skreddersydd vår bransje

– Jeg elsker dette systemet. Det er veldig brukervennlig og forenkler arbeidshverdagen min mye, sier Sander Lundblad.

Den 23 år gamle sjåføren hos X-Vac har dratt frem mobilen og viser frem sitt nye arbeidsverktøy – appen Collector Pro. Den digitale løsninga fra Zeekit som sikrer god flyt mellom kontor og felt.

– Vi var på utkikk etter et bedre og mer effektivt ordresystem. Etter at vi kom i kontakt med Zeekit, skjønte vi raskt at dette var det riktige for oss, supplerer Claus Halvorsen, salgs- og transportleder i X-Vac.

X-Vac utfører det meste et firma kan gjøre med en spyle- og sugebil. Nå er også effektiviteten skrudd opp betraktelig.

Med drøye 30 ansatte og 20 biler i daglig drift, har Nesodden-firmaet vokst seg stadig større. På oppdragslista står hovedsakelig suging og spyling av alle typer masser, rens- og tilstandskontroller av drivstofftanker, og kjøring av slam fra byggeprosjekter.

– Tidligere fikk våre sjåfører en lapp utdelt i hånda på morgenkvisten med oppdrag. Så måtte de selv fylle inn fakturagrunnlag på iPad-en sin og sende oss pdf etter utført jobb. Det endte jo med at vi kunne få 100 eposter daglig, begynner Halvorsen.

– Etterpå måtte vi på kontoret legge inn alt manuelt, noe som tok enormt med tid, fortsetter transportlederen.

Det siste året har imidlertid arbeidsflyten blitt en helt annen for X-Vac.

– Med Collector Pro er det veldig effektivt å legge inn en ordre. Den dukker deretter opp i sjåførens app hvor all nødvendig informasjon ligger. For eksempel kunde, lokasjon, kontaktperson, beskrivelse av oppdrag og alle varelinjer. Da trenger sjåførene kun å fylle inn antall timer og tonn, eventuelt laste opp bilder som dokumentasjon, før de setter oppdraget som fullført i appen, sier Halvorsen.

Effektiv medhjelper

X-Vac levner ingen tvil om at samarbeidet med leverandør Zeekit har overgått deres forventninger.

– Det har rett og slett vært ekstremt bra, og det er ikke noe jeg sier bare for å være hyggelig. De har hatt kunnskap og kapasitet til å hjelpe oss med alt vi har etterspurt, fastslår Halvorsen.

Collector Pro er ikke én standardisert app, men et dynamisk system som muliggjør å bygge en spesialtilpasset versjon etter hva kunden etterspør.

– Naturligvis har det vært noen utfordringer på veien. Men Zeekit har vist vilje og evne til å sette seg inn i våre behov, og har endt opp med en løsning som er skreddersydd vår bransje og det vi driver med, forteller Halvorsen.

Skreddersydd løsning

Etter en rask kontrollsjekk på kontoret, kan fakturagrunnlaget sendes til Visma med et enkelt tastetrykk.

– Collector Pro er utvilsomt tidsbesparende. Vi sparer flere titalls arbeidstimer i løpet av en uke sammenlignet med tidligere. Det er få tastetrykk fra vi mottar en jobb til vi faktisk fakturerer den. Noe som også medfører at pengene kommer fortere inn, påpeker Halvorsen.

En fordel er effektiviteten. Andre gevinster er presisjonen og oversikten som den digitale investeringen gir.

– Det er veldig enkelt for oss på kontoret, og de ute i felt, å ha kontroll på det vi gjør når alt er samlet og dokumentert ett sted. Og blir det endringer underveis på en jobb, er det enkelt å redigere i Collector Pro. Det skal mye til for å bomme på en faktura ved bruk av dette systemet, mener transportlederen.

Sparer mye tid

Med både Collector Pro og Fleetzeek godt innarbeidet i firmaet, føler X-Vac seg godt rustet til å vokse videre i årene fremover.

– Systemene gjør oss mer profesjonelle, og bidrar til at vi har ting på stell. Jeg tror dette gjør X-Vac enda mer troverdig som leverandør, via disse verktøyene kan vi dokumentere alt vi gjør, avslutter Halvorsen.

Mer profesjonelle

Det er for øvrig ikke bare Collector Pro som er levert til X-Vac. Også flåtestyringsverktøyet Fleetzeek blir flittig brukt hos Halvorsen og co.

– For vår del, med masse biler rundt omkring, bruker vi Fleetzeek for å effektivisere kjøreruter. Når vi får et oppdrag, finner vi raskt ut hvilken bil som bør ta jobben, sier Halvorsen.

Og kommer samtidig inn på et tilleggsgode ved Zeekit-produktet.

– Med tanke på dokumentasjon på hvor bilene har vært til enhver tid, er dette verktøyet gull verdt. Eksempelvis hadde vi et tilfelle ganske nylig hvor en kunde lurte på om vi hadde fakturert flere timer enn det vi hadde vært til stede. Etter en rask sjekk i Fleetzeek kunne vi dokumentere det faktiske timesforbruket.

Gull verdt