I en bransje preget av tøff konkurranse, er det essensielt å ha verktøyene som gjør at man kan levere prosjekter til riktig tid og pris – med høy kvalitet. På kontoret til Hole Graveservice, et familiedrevet entreprenørselskap med 21 ansatte, sitter Jørgen Lærum. Anleggslederen forteller om en hverdag som tidligere var preget av papirbunker, manuelle prosesser og tidkrevende oppgaver. Med overgangen til SmartDok og Tripletex har de imidlertid oppnådd en helt ny grad av effektivitet og kontroll.

– Nå har vi full oversikt over timer, kostnader og dokumentasjon i sanntid, uansett hvor vi er. Det sparer oss for mye tid og penger, sier Lærum.

– Det å få tilgang til all informasjonen når du trenger den, samt få den behandlet og fordelt på riktige steder, er nøkkelen til å få med seg pengene i prosjektet, fortsetter han.

Å dokumentere utført arbeid med bilder er avgjørende, både for bedriften og kundene. SmartDok-appen forenkler denne prosessen betraktelig, da bildene automatisk merkes med sted, tid og eventuell vegreferanse.

– Det jeg bruker aller mest, er å ta og lagre bilder direkte knyttet til prosjektet. Dette gir meg en unik oversikt over fremdriften, forteller Lærum.

Han har enkel tilgang til all dokumentasjon, både via mobil og PC.

– En annen stor fordel er at vi slipper å fylle opp våre private fotoalbum med hundrevis av bilder av for eksempel vannkummer, smiler han.

Også kvitteringer håndteres enkelt. Lærum demonstrerer hvor raskt det er å ta bilde av kvitteringer i Tripletex-appen, og dermed unngå et kaos av kvitteringer i privat regi.

– Hvis vi for eksempel er ute på julebord, betaler jeg bare og tar bilde av kvitteringen. Så kjører jeg et oppgjør på alt sammen til slutt, forteller han.

Som anleggsleder er det ofte behov for å vise frem fakturaer eller annen prosjektdokumentasjon ute på prosjektet.

– Da er det supert å ha alt tilgjengelig på telefonen. Jeg har tilgang til all informasjon når som helst, og det fungerer veldig bra.

Grøftebilder og kvitteringer

Pålitelighet og grundig oppfølging av prosjekter har gitt Hole Graveservice gjentatte oppdrag fra fornøyde totalentreprenører.

– Vi skal levere prosjekter som våre kunder er fornøyde med. Vi skal være pålitelige og følge alle kvalitets- og HMS-krav, og selvsagt må vi tjene litt penger på det vi driver med, sier Lærum.

Høy kvalitet og pålitelighet starter med dyktige medarbeidere, både ute i felt og på kontoret. Og gis disse menneskene digitale systemer som gjør hverdagen mer effektiv, har man funnet veien til suksess.

– Heldigvis har vi begge deler, sier anleggslederen.

Pålitelig og god kvalitet

Jo færre systemer – jo bedre

Å sjonglere mellom mange systemer, ofte med apper som ikke er tilpasset feltarbeid, kan være tidkrevende og direkte ulønnsomt for en maskinentreprenør som er avhengig av å se daglig fremdrift. Lærum setter stor pris på at MEFs KS-system nå er integrert i SmartDok og blitt mer brukervennlig. Det sparer ham og hans medarbeidere for enda et system å forholde seg til.

– I SmartMEF finner jeg alle malene for skjemaer og sjekklister jeg trenger. I tillegg bruker vi stoffkartotek og registrerer avvik i SmartMEF – det er superenkelt! sier anleggslederen, og legger til:

– Gutta er veldig fornøyde med at de kun trenger to apper på telefonen: Tripletex og SmartDok. Da er man godt rustet for det man trenger!

En nøkkelfaktor for å oppnå god prosjektkontroll er å ha systemer som snakker sammen. Integrasjonen mellom SmartDok og Tripletex gir en unik mulighet til å følge prosjektets økonomi i sanntid.

– Det jeg synes er fint med det, er at du får kostnadene på lønnskostnader og varekostnader direkte inn på prosjektet ditt. Du kan på en måte følge økonomien i prosjektet live, forklarer Lærum.

Denne live-oversikten er avgjørende for å sikre at prosjektet holder seg innenfor budsjett og kalkyler. Ved å ha prosjekt og timer synkronisert mellom systemene, spares det tid og man kan raskt fange opp avvik.

– Hvis det plutselig drar ut noe veldig på timer, er det lett å finne ting som ikke skulle vært med, eller ting som er utført som man ikke har betalt for og som man kan få oppgjør for i ettertid, sier anleggslederen.

Timeregistreringen forenkles ved at hver enkelt medarbeider fører timer daglig i SmartDok og skriver en kort rapport om hva de har gjort på prosjektet. Dette gir en oversikt over timeforbruk i forhold til kalkyler, og kostnadene oppdateres automatisk.

– For min del er det viktigste med timeverk at du har oversikt over hva du har gjort, hvor mange timer du har brukt i forhold til planlagt, og hvordan det er kalkulert, forteller Lærum.

Hvordan ha kontroll på prosjektet?

Sunn konkurranse

Noe Lærum ønsker å trekke frem er muligheten for å se en live oppdatering på hva hver anleggs- og prosjektleder omsetter for. Denne oversikten får han i Tripletex basert på data han får inn via Tripletex og SmartDok.

– Det skaper litt sunn konkurranse mellom de forskjellige anleggs- og prosjektlederne i selskapet. De synes det er litt kult, smiler han.

Når Lærum ikke er inne på kontoret, er han ute på et av selskapets flere prosjekter. Han fordeler tiden sin likt mellom å være ute i felt og på kontoret.

– Jeg er mye ute på prosjekt og følger opp produksjonen. Resten av tiden er jeg på kontoret, og dokumenterer og kommuniserer med kunder og byggherrer, avslutter han, vel vitende om at SmartDok og Tripletex gjør det enkelt å kombinere praktisk arbeid med administrative oppgaver.